Archivační krabice představují optimální řešení pro systematické ukládání zákonem povinných dokumentů a šanonů v kancelářích i archivech. Na rozdíl od provizorních obalů jsou rozměrově standardizované pro pořadače o šířce hřbetu 80 mm, zajišťují stoprocentní využití prostoru regálů a dlouhodobě chrání písemnosti před prachem a slunečním zářením.
Trápí Vás otázka jak uložit všechny ty dokumenty, které jsou ze zákona povinné uchovávat? Vaše kancelář je už zahlcená netříděnými papíry ? V tom případě je nejvyšší čas nakoupit krabice, které jsou vyrobené právě k těmto účelům. Řekneme si, proč jsou archivační krabice lepší než krabice od banánů.
Existuje více cest k tomu, jak ukládat dokumenty do archivu. Dokumenty které jsou již roztříděné a uložené v šanonech je možné ukládat společně s šanony rovnou do krabic. Archivační krabice jsou rozměrově přizpůsobené pro 4 nebo 6 šanonů o standardní šíři hřbetu 80 mm.
Nepotřebujete v dokumentech pravidelně listovat? Stačí mít uložené tiskopisy jen roztříděné např. podle času nebo projektu? Pak vystačí úložná krabice, jejíž velikost odpovídá pohodlnému vložení papírů, sešitů o velikosti A3 nebo A4. Tyto praktické formáty spolehlivě pojmou i naše standardní lepenkové krabice určené pro firemní administrativu.
Archivační krabice jsou rozměrově přizpůsobené pro 4 nebo 6 šanonů o standardní šíři hřbetu 80 mm.
Archivační boxy
Poslední běžnou možností jsou archivační boxy, které slouží místo šanonů. Jejich velikost odpovídá velikosti A4 a je možné si zvolit jejich tloušťku a tím ovlivnit množství ukládaných papírů.
Archivační krabice je možné opatřit předtisknutou jednotnou tabulkou, která slouží ke standardizaci názvů, datumu a dalším specifickým informacím. Úložné krabice jsou vybavené snadným otevíráním, tak, aby se šanony nevysypaly, ale pohodlně mohl být z krabice vytažen šanon/dokument, který byl hledán. Jejich jednotná velikost umožňuje nakoupit regály a bezstarostně ukládat krabice, aniž by musely být řešeny velikostní výkyvy. Pro bezpečné uložení specifických tiskovin se v praxi často uplatňují také pevné klopové krabice.
Proč nemohou banánové krabice archivační krabice překonat?
Už jen z důvodu, že archivační krabice jsou 100 % využité, nevzniká žádné hluché místo v krabici, které nelze zaplnit. Tím dochází k efektivnějšímu využívání prostoru archivu. S naplněnou archivační krabicí mohou manipulovat i ženy, protože nejsou enormně široké a ani extra těžké.
Z naší 30leté praxe víme, že přizpůsobení rozměrů regálovým systémům šetří firmám až desítky procent podlahové plochy. Správná vlnitá lepenka navíc unese plné zatížení i při stohování několika vrstev na sebe.
Pohled na uložené dokumenty v archivačních krabicích Vás bude těšit. Získaný pořádek v dokumentech při zpětném dohledávání dokumentů oceníte. Zvýšená je odolnost vůči okolním podmínkách jako je slunce, prach jen tak zůstávají uchovávané tiskopisy déle chráněné. Pokud potřebujete dokumenty přepravovat externě, je vhodné zvolit odolnější konstrukce, které naleznete v kategorii pro poštovní krabice.
Najděte si pro Vás tu nejvhodnější cestu k archivace a přizpůsobte si archivační krabice dle Vašich představ. Kontaktujte přímo výrobce kartonových obalů Kartonáž TERMIL s.r.o. na emailové adrese termil@obaly-krabice.cz.
Srovnání metod ukládání firemní dokumentace
| Typ archivačního obalu | Rozměrová kapacita | Hlavní technologická výhoda | Ideální pro účel |
|---|---|---|---|
| Krabice na šanony | 4 až 6 pořadačů (hřbet 80 mm) | Konstrukce se snadným otevíráním bez vysypání | Ukládání kompletních firemních šanonů |
| Úložná krabice A3 / A4 | Volné listy, sešity a tiskopisy | 100% využití vnitřního prostoru bez hluchých míst | Časové nebo projektové třídění bez šanonů |
| Archivační box A4 | Samostatné svazky dokumentů | Nastavitelná tloušťka podle množství papírů | Přímá náhrada šanonů v regálech |
| Předtištěná tabulka | Jednotný popisový systém | Standardizace názvů, indexace a datování | Rychlé zpětné dohledávání v archivu |
Co lidé nejčastěji řeší
Kolik standardních šanonů se vejde do jedné archivační krabice?
Naše profesionální archivační krabice jsou rozměrově optimalizovány tak, aby pojmuly 4 nebo 6 šanonů o standardní šíři hřbetu 80 mm. Konstrukce brání vysypání obsahu při otevírání a manipulaci.
Proč jsou krabice z kartonáže lepší než obyčejné banánové krabice?
Archivační krabice jsou 100% rozměrově využité pro formáty A4 a A3. Nevzniká v nich žádné hluché místo, což maximalizuje kapacitu archivu. Jsou lehčí, skladnější a jejich jednotná velikost pasuje přesně do skladových regálů.
Jak zajistit rychlé dohledávání v rozsáhlém archivu dokumentů?
Úložné obaly doporučujeme opatřit jednotnou předtištěnou tabulkou. Ta slouží ke standardizaci názvů, datování a evidenci specifických informací, díky čemuž získáte okamžitý přehled při zpětném dohledávání tiskopisů.
Krabice, které se vám budou hodit
Získejte dokonalý pořádek ve firemních dokumentech
Zvolte profesionální řešení z naší vsetínské dílny, které ochrání Vaše písemnosti před prachem i sluncem. Neváhejte nás s Vaším požadavkem kontaktovat na emailové adrese termil@obaly-krabice.cz.